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Em cumprimento das Recomendações sobre o Governo das Sociedades Cotadas e tendo em vista o fomento de uma cultura responsável e cumpridora, a Novabase adotou um sistema de comunicação de práticas irregulares (designado como “SPI”) eventualmente ocorridas no seio do seu Grupo.
A comunicação de práticas irregulares através do SPI é dirigida ao Conselho Fiscal, a qual designa um Responsável pelo SPI para gerir as comunicações recebidas.
O Responsável pelo SPI deve atuar com independência e autonomia (sem prejuízo da responsabilidade perante o Conselho Fiscal pelo correto cumprimento das suas funções) e sujeito a deveres de sigilo.
De acordo com o sistema implementado, os colaboradores e outros stakeholders da Novabase têm ao seu alcance um canal, direto e confidencial, para comunicar ao Conselho Fiscal qualquer prática que lhes pareça menos lícita e/ou qualquer pretensa irregularidade, qualquer que seja o teor da mesma, ocorrida no Grupo Novabase, independentemente da culpa que possa ser imputada, e que possa ter reflexos nas demonstrações financeiras ou nas informações enviadas à CMVM ou causar danos graves à Novabase ou aos seus stakeholders (colaboradores, clientes, parceiros e acionistas).
Comunicação de Irregularidades
A comunicação pelos colaboradores da Novabase das práticas irregulares eventualmente ocorridas no seio do Grupo Novabase de que tenham conhecimento constitui um dever, independentemente da fonte e do eventual agente da prática.
A pretensa irregularidade deve ser comunicada, de forma segura e confidencial, ao cuidado do Prof. Álvaro Nascimento por duas formas distintas:
Antes de proceder ao encaminhamento final das comunicações, o Responsável pelo SPI contabiliza as comunicações para efeitos estatísticos e mantém um registo das mesmas, o qual abrange exclusivamente os seguintes aspetos:
(i) data de receção da comunicação;
(ii) essencialidade dos factos comunicados, sendo contudo eliminadas todas as informações identificativas de quaisquer pessoas físicas;
(iii) data da conclusão da investigação.
Concluída a investigação, as comunicações que consubstanciem com probabilidade uma prática irregular são encaminhadas pelo Conselho Fiscal ao Conselho de Administração para que este tome as providências consideradas adequadas.
Sempre que da comunicação de práticas irregulares resultar a existência de indícios da prática de um crime ou de grave infração disciplinar, o Conselho Fiscal deve recomendar que a Sociedade remeta o assunto
(i) aos órgãos internos da Novabase para competente processo e
(ii) aos órgãos externos de investigação, nomeadamente a polícia criminal ou o Ministério Público, para apuramento das responsabilidades que houver.
Aplicam-se as regras gerais de conflitos de interesses nas deliberações a aprovar pelo Conselho Fiscal ou pelo Conselho de Administração relativamente às comunicações efetuadas no âmbito do SPI.
Em qualquer caso, é garantida a confidencialidade da comunicação, caso seja pretendida pelo autor da comunicação, e a proteção dos dados pessoais das pessoais físicas envolvidas, sendo considerada falta grave qualquer ação contra quem tenha realizado a comunicação da prática irregular.
A Novabase obedece assim ao previsto no Código das Sociedades Comerciais e às recomendações sobre o Governo das Sociedades Cotadas.
Sistema aprovado pela CNPD pela autorização nº 4494/2009.
